Công thức 4 bước viết Prompt AI xử lý dữ liệu Excel – Data report
Sau khoảng 2 tháng dùng AI Claude Pro và đã tạo được một vài bảng đo lường giúp công việc nhanh hơn. Thì mình đúc kết ra công 4 bước như viết Promt AI xử lý dữ liệu mà mình nghĩ là có thể áp dụng cho nhiều trường hợp như sau. Mọi người có thể tham khảo để áp dụng nhé!
1. Khai báo Mục tiêu & Đầu vào (Input):
Xác định rõ nguồn gốc và cấu trúc file Cái này có thể viết ra giấy hoặc vẽ trực tiếp trên phần mềm (Excel, Word,…) mà mọi người muốn Claude tạo. Người dùng cần nói rõ file này dùng để làm gì (ví dụ: dự báo tồn kho, tính lương, theo dõi công nợ,…). Cần liệt kê cụ thể các Sheet chứa dữ liệu gốc, dữ liệu này lấy từ đâu (xuất từ hệ thống nào, hay nhập tay,…) và các cột quan trọng cần có trong bảng.
2. Mô tả Luồng dữ liệu (Data Mapping):
Quy định Sheet nào lấy số liệu từ Sheet nào – đây là phần quan trọng nhất giúp Claude AI làm nhanh hơn và đỡ tốn token hơn. Thay vì nói chung chung “hãy tính tổng cái này, tính tổng doanh số, tổng lương,…”, cần chỉ rõ đường đi của dữ liệu: “Cột A ở Sheet 2 lấy dữ liệu từ Cột B của Sheet 1”. Còn nếu mà bạn biết hàm cần dùng (như SUMIFS, VLOOKUP), cứ chủ động gợi ý cho AI, AI thông minh nhưng nó cũng chưa thể hiểu bạn cần làm gì ngay nếu đến con người còn không thật sự hiểu bản thân mình muốn gì và làm thế nào.
3. Bổ sung Điều kiện đặc thù (Business Rules):
Hãy thêm các quy tắc phân bổ và ngoại lệ để Claude hiểu và quy định đúng. Đưa ra các quy tắc riêng của doanh nghiệp. Ví dụ: Mã kho nào gộp chung với nhau (PRPD và PR1a), hệ số nhân là bao nhiêu (1.5), hoặc các ngoại lệ sản phẩm (sản phẩm có đặc tính A thì áp dụng mức tối thiểu B).
4. Chốt Yêu cầu Đầu ra (Output & Action):
Định nghĩa kết quả cuối cùng mong muốn AI cung cấp, Yêu cầu AI đưa ra kết quả dưới dạng nào: Viết công thức chi tiết cho từng ô, tạo bảng mẫu, hay tạo dashboar visualize data hay viết mã VBA. Đừng quên dặn AI rà soát và chuẩn hóa lại logic giữa các sheet để tránh lỗi vòng lặp (circular reference).
Biểu mẫu (Template) Prompt AI:
[MỤC TIÊU] Tôi cần tạo/chuẩn hóa một file Excel tự động hóa cho việc: [Dự báo tồn kho/Quản lý đơn hàng…] nhằm [Nêu mục đích của báo cáo]
[CẤU TRÚC FILE & DỮ LIỆU ĐẦU VÀO] Sheet 1 ([Tên Sheet]): Dữ liệu thô xuất từ [MISA/ERP…]. Chỉ cần copy/paste vào. Dữ liệu mấu chốt nằm ở cột [X, Y, Z].Sheet 2 ([Tên Sheet]): Dữ liệu trung gian để tổng hợp…[LUỒNG XỬ LÝ DỮ LIỆU] Xin hãy cung cấp công thức để kết nối các sheet theo luồng sau: Sheet [A] cột [X] sẽ lấy dữ liệu từ Sheet [B] cột [Y] dựa trên điều kiện [Tên hàng/Mã kho].
Tại Sheet [Tổng hợp], dữ liệu cần được tách riêng theo nhóm/chi nhánh: [Nhóm 1 gồm mã A, B; Nhóm 2 gồm mã C].
[ĐIỀU KIỆN ĐẶC THÙ & NGOẠI LỆ]Công thức [Tồn Min/Thưởng/Phạt] tính bằng: [Quy tắc tính toán]. Lưu ý ngoại lệ: Nếu sản phẩm có đặc điểm [nắp xám/đen] thì [áp dụng quy tắc riêng, ví dụ: Tối thiểu = 5]….[YÊU CẦU CHO AI] Hãy rà soát lại logic luồng chảy dữ liệu này và cung cấp cho tôi công thức Excel chuẩn cho từng cột ở Sheet cuối cùng. Đảm bảo khi tôi paste dữ liệu thô vào Sheet 1, toàn bộ bảng tính sẽ tự động nhảy số chính xác mà không báo lỗi.
Tham khảo thêm các prompt AI mình từng dùng cho các báo cáo cụ thể: https://linhmochiblog.com/cac-prompt-ai-minh-da-su-dung-de-lam-bao-cao-data-report/
Tạm thời là vậy nhé, mình vẫn đang tìm hiểu thêm những công thức khác để tạo báo cáo phục vụ cho công việc nhanh tiện và chính xác! Hi vọng bài viết có ích với mọi người nhé!
